vertical line.png

Hur vi arbetar

 

Adecla arbetar med en helhetssyn på finansförvaltningen. Därför har vi tagit fram en arbetsmodell bestående av fem delar för att säkerställa att fullgod kontroll innehas på förvaltningen av era finansiella tillgångar. Alla delar i modellen är lika viktiga och behövs för att du och/eller vi ska ha en fullgod kontroll på förvaltningen.

Det finns olika parter som tillhandahåller olika delar av finansförvaltningen och dessa kan vara både interna och externa. Viktigt är att ha en översikt av hur allt ser ut, och framförallt vem som gör vad. Att med jämna mellanrum se över sin finansförvaltning enligt denna modell är en nyttig övning och kan också användas t.ex. i er rapportering till styrelsen. Nedan presenterar vi de olika delar som finansförvaltningen består av enligt den arbetsmodell som vi tagit fram.

 

Upprättande av dokument

En finansförvaltning bör starta med en placeringspolicy. Är det en större organisation med fler inblandade så bör policyn vara skriftlig men det är inte något formkrav om inte övriga dokument för organisationen kräver det. Även en mindre organisation har behov av processbeskrivningar, dels för att säkerställa ansvar, befogenheter och rapporteringsvägar, men också för att säkra kunskapsöverföring och minska eventuellt personberoende. Dessutom bör rapportmallar tas fram så att avrapportering kan ske på ett konsekvent sätt och med relevanta uppgifter beroende på mottagare och användning.

 

Kvalitetssäkring

Därefter följer kvalitetssäkring. Den kan dels gälla att säkerställa att placeringspolicyn ligger i linje med uppsatta mål och dess syfte, men också policyns relevans kontra förvaltning och riskmandat. Dessutom krävs löpande genomgång för avstämning av behov av rapporter till styrelse, årssammanställningar och löpande rapportering samt att dessa uppfyller de krav som finns enligt placeringsreglemente och organisation. Processbeskrivningar behöver också löpande säkras så att flödesbeskrivningarna stämmer med verkligheten. Likaså behöver avtal med externa parter regelbundet ses över avseende omfattning kontra behov.

Drift

Nästa steg är själva driften. Ett bra sätt för att styra och/eller kontrollera förvaltningen, oavsett om den görs i egen regi eller är helt eller delvis är outsourcad till extern part, är att upprätta ett placeringsråd. I förvaltningsansvaret ingår det även att dokumentera fattade beslut och sammanställa konsoliderade rapporter eller specifik rapportering enligt önskemål.

 

Kontroller

Det finns ett naturligt behov av att göra löpande kontroller av efterlevnad av policy och ESG-frågor i förvaltningen. Kontrollerna syftar även till att se till att rätt verktyg för daglig hantering finns och att på ett tidigt stadium fånga eventuella förändringsbehov.

Kontrollfunktionen ska också se till att rapporter avstäms mot underlag och att innehållet fungerar som eventuellt beslutsunderlag.

 

Utbildning

Att löpande utbilda sig är en viktig del av förvaltningen. Utbildningen bör dock se annorlunda ut beroende på vilken nivå man befinner sig på, men oavsett om det handlar om att belysa ansvar och konsekvenser för en styrelse eller en genomgång av förvaltningsstrategier och risker för en förvaltare, så är löpande anpassad utbildning att se som en billig försäkring för en förvaltningsorganisation.